Die rechtlichen Grundlagen für die IHK-Prüfung zum Kaufmann/-frau für Büromanagement sind in der Verordnung über die Berufsausbildung zum Kaufmann/-frau für Büromanagement (BüroMKfAusbV) niedergelegt. Konkretisiert werden die Prüfungsinhalte im Prüfungskatalog der Aufgabenstelle für Zwischen- und Abschlussprüfungen (AKA) aus Nürnberg.
Die Abschlussprüfung besteht aus vier Prüfungsbereichen (§ 7 Absatz 2 BüroMKfAusbV).
Dabei finden die Abschlussprüfungen je nach Prüfungsbereich entweder zum Ende des zweiten Lehrjahres (Abschlussprüfung 1) oder zum Ende des dritten Lehrjahres (Abschlussprüfung 2) statt (gestreckte Abschlussprüfung). Achtung: Bei Verkürzerausbildungen (zum Beispiel 2-jährige Ausbildungen) verändern sich die Zeitpunkte der Abschlussprüfung.
| Abschlussprüfungen Büromanagement (gestreckte Abschlussprüfung) | ||||||||||||||||||||||
| Abschlussprüfung 1 (AP1) Ende des zweiten Ausbildungsjahres | Abschlussprüfung 2 (AP2) Ende des dritten Ausbildungsjahres | |||||||||||||||||||||
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1reine Prüfungszeit ohne Vorbereitungszeit
Im Zentrum der Prüfung steht eine größere ganzheitliche Aufgabe, die in mehrere Teilbereiche aufgeteilt ist. Konkret heißt es in der Verordnung ... der Prüfling soll nachweisen, dass er in der Lage ist, im Rahmen eines ganzheitlichen Arbeitsauftrages Büro- und Beschaffungsprozesse zu organisieren und kundenorientiert zu bearbeiten; dabei soll er nachweisen, dass er unter Anwendung von Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogrammen recherchieren, dokumentieren und kalkulieren kann. (§ 7 Absatz 2 BüroMKfAusbV, Hervorhebung durch Autor).
Aus der Verordnung wird deutlich, dass die Aufgaben computergestützt bearbeitet werden, d. h. für die Prüfung steht ein Computerarbeitsplatz mit einem installierten Textverarbeitungsprogramm (Word) und einem Tabellenkalkulationsprogramm (Excel) zur Verfügung.
Folgende vier Punkte sind bei den Aufgaben zu beachten:
Sie sind Mitarbeiter in der Einkaufsabteilung der Nüra GmbH, .... . Sie haben Artvollmacht.
Corporate-Design-Anweisungen
In der heutigen Besprechung mit dem Sachbearbeiter Helmut Krutz, dem Abteilungsleiter Manuel Gonzales und Ihnen geht es um die Verbesserung des Beschaffungsprozesses.
Herr Krutz spricht Sie an: "In letzter Zeit haben wir immer mehr Lagerbestände bei den neu ins Sortiment genommen Schreibtischen Luxus. Bitte ermitteln Sie für den Schreibtisch Luxus die optimale Bestellmenge und den durchschnittlichen Lagerbestand und informieren Sie mich bitte im Anschluss über die Arbeitsergebnisse."
Bezogen auf den Rahmenlehrplan und damit auch den Schulunterricht sind folgende Lernfelder für den ersten Teil der Prüfung besonders wichtig: Lernfeld 2, Lernfeld 3 und Lernfeld 4.
Laut Verordnung bestehen für den Prüfungsbereich Kundenbeziehungsprozesse folgende inhaltliche Vorgaben: 1. der Prüfling soll nachweisen, dass er in der Lage ist, komplexe Arbeitsauftrage handlungsorientiert zu bearbeiten; dabei soll er zeigen, dass er Aufträge kundenorientiert abwickeln, personalbezogene Aufgaben wahrnehmen und Instrumente der kaufmännischen Steuerung fallbezogen einsetzen kann ... (§ 7 Absatz 4 BüroMKfAusbV, Hervorhebung durch Autor).
Der Prüfungsbereich Kundenbeziehungsprozesse wird schriftlich durchgeführt. Dabei gibt es sowohl Ankreuzfragen, Zuordnungsfragen, freie Fragen und Ausfüllfelder (z. B. um Buchungssätze oder Ergebnisse von mathematischen Rechnungen wie des Skontoabzugs usw. einzutragen).
Bezogen auf den Rahmenlehrplan und damit Schulunterricht sind folgende Lernfelder für den ersten Teil der Prüfung besonders wichtig: Lernfeld 5, Lernfeld 6, Lernfeld 8 und Lernfeld 10.
Dabei sollte auch beachtet werden, dass die in den Lernfeldern 3 und 4 erlernten Rechtsgrundlagen für einige Prüfungsfragen in der Prüfung Kundenbeziehungsprozesse von Bedeutung sein könnten.
Für den Prüfungsbereich Wirtschafts- und Sozialkunde existieren folgende Vorgaben: ... der Prüfling soll nachweisen, dass er in der Lage ist, allgemeine wirtschaftliche und gesellschaftliche Zusammenhänge der Berufs- und Arbeitswelt darzustellen und zu beurteilen. (§ 7 Absatz 6 BüroMKfAusbV, Hervorhebung durch Autor).
Der Prüfungsteil Wirtschafts- und Sozialkunde wird schriftlich durchgeführt. Die Prüfungsaufgaben bestehen aus Ankreuzfragen, Zuordnungsaufgaben und Ausfüllfeldern (z. B. für Datumsangaben).
Bezogen auf den Rahmenlehrplan und damit den Schulunterricht sind folgende Lernfelder für den ersten Teil der Prüfung besonders wichtig: Lernfeld 1 und Lernfeld 9.
In diesem Prüfungsbereich gelten nach der Verordnung folgende Vorgaben: Der Prüfling soll nachweisen, dass er ... berufstypische Aufgabenstellungen (...) erfassen und Vorgehensweisen (...) erörtern sowie Lösungswege (...) entwickeln, (...) begründen und (...) refeflektieren [kann] (§ 7 Absatz 5 BüroMKfAusbV, Hervorhebung durch Autor). Dabei soll der Prüfling service- und kundenorientiert handeln. Auch sollen die Aufgaben vor dem Hintergrund wirtschaftlicher, ökologischer und rechtlicher Zusammenhänge geplant, durchgeführt und ausgewertet werden. Kommunikations- und Kooperationsbedingungen sollen berücksichtigt werden.
Der Prüfungsbereich der Fachaufgabe wird mündlich abgeprüft. Grundlage dabei ist das fallbezogene Fachgespräch aus einer der zwei vom Ausbildungsbetrieb festgelegten Wahlqualifikationen (siehe auch § 4 Absatz 3 BüroMKfAusbV) mit einer Dauer von 20 Minuten.
Weitere inhaltliche Informationen zu den einzelnen Wahlqualifikationen findet man in der Verordnung (siehe Onlinequellen unten).
Tipp: In der angegebenen Verordnung nachzulesen ist auf jeden Fall wichtig, da die Überschriften der Wahlqualifikationen nicht immer eindeutig den Inhalt verraten. Zum Beispiel sind in der Wahlqualifikation 3 Kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen auch Rechnungsweseninhalte vorhanden.
Durchgeführt wird die mündliche Prüfung in zwei Varianten: der Reportvariante oder der Fachaufgabenvariante.
Reportvariante
Bei der Reportvariante hat der Prüfling zwei Aufsätze (jeweils maximal drei Seiten) über im Ausbildungsbetrieb durchgeführte Fachaufgaben zu schreiben (z. B. Report 1 (Wahlqualifikation Marketing und Vertrieb: Durchführung einer Werbekampagne zur Erhöhung des Absatzes von dem Möbel Schreibtisch Classic). Der Prüfling erläutert im Aufsatz seine Fachaufgabe (Planung, Durchführung und anschließende Reflexion).
Der Prüfungsausschuss wählt aus den zwei Fachaufsätzen einen aus und führt über diesen ein Fachgespräch.
Übrigens: Der Report selbst fließt nicht in die Bewertung ein. Einzig die Diskussion über den Report in den zwanzig Prüfungsminuten ist für die Bewertung wichtig. Der Report dient vielmehr der Prüfungsvorbereitung für die prüfenden Ausschussmitglieder.
Fachaufgabenvariante
Bei der Fachaufgabenvariante erhält der Prüfling zwei auf Papier beschriebene praxisorientierte Handlungssituationen, bei denen ein Problem zu lösen ist (z. B. Beschaffung von Waren mit einer Kalkulation etc.). Das Ergebnis wird dem Ausschuss durch den Prüfling vorgestellt. Anschließend wird über das Ergebnis eine Fachdiskussion geführt.
Zur Vorbereitung erhält der Prüfling eine Vorbereitungszeit von 20 Minuten.
Die Abschlussprüfung ist grundsätzlich bestanden, wenn in der Bewertung folgende drei Bedingungen erfüllt sind:
Die Verordnung lässt jedoch eine Möglichkeit zu, eine Note noch nachträglich in den Fächern
zu verbessern, damit die oben genannten drei Bedingungen erfüllt sind. Hierzu kann der Prüfling auf Antrag eine so genannte Ergänzungsprüfung durchführen. Die Ergänzungsprüfung dauert 15 Minuten und prüft das Wissen der jeweiligen Prüfungsbereiche entsprechend der Inhalte des Prüfungskatalogs mündlich ab.
Das Gesamtergebnis ergibt sich aus dem bisherigen Ergebnis und dem Ergebnis der Ergänzungsprüfung, die im Verhältnis 2:1 zu gewichten sind.
In der Prüfung Wirtschafts- und Sozialkunde wurden 46 von 100 Punkte erreicht (Note 5). In der Ergänzungsprüfung wurden 58 Punkte erreicht (Note 4).
Zur Berechnung der Gesamtnote muss nun das Ergebnis wie folgt gewichtet werden:
| Vormalige Prüfung: 46 Punkte * 2 (Gewichtung) | = | 92 Punkte |
| Ergänzungsprüfung: 58 Punkte * 1 (Gewichtung) | = | 58 Punkte |
| Summe: | 150 Punkte / 3 | |
| Gesamtpunkte: | 50 Punkte (Note 4) |
Im Beispiel hat der Prüfling seine Gesamtprüfungsleistung im Prüfungsbereich Wirtschafts- und Sozialkunde auf 50 Punkte angehoben (Note 4).
Musterprüfungen der Aufgabenstelle für kaufmännische Zwischen- und Abschlussprüfungen (AKA) finden Sie auf der Website der AkA: http://www.ihk-aka.de/aktuelles/kbm
Verordnung über die Berufsausbildung zum Kaufmann für Büromanagement und zur Kauffrau für Büromanagement: https://www.gesetze-im-internet.de/b_romkfausbv/BJNR412500013.html (Zugriff: 30.01.2017)
Rahmenlehrplan Büromanagement: http://www.kmk.org/fileadmin/Dateien/pdf/Bildung/BeruflicheBildung/rlp/KaufmannBueromanagement13-09-27-E_01.pdf (Zugriff: 30.01.2017)
Den Prüfungskatalog gibt es auch in Papierform: Aufgabenstelle für kaufmännische Zwischen- und Abschlussprüfungen (Hrsg.): Prüfungskatalog Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement (Abschlussprüfungen), 1. Auflage 2015, Nürnberg