Im Rahmen dieser Übung sollen Lohn- und Gehaltsbuchungen mit Vorschüssen anhand von Textvorgaben durchgeführt werden.
Eine Aufgabe sieht zum Beispiel so aus:
Der Geschäftsfall
| Soll | Haben | Soll | Haben |
| € | € | ||
| € | € | ||
| € | € |
Hinweise
Achten Sie bei der Aufgabenstellung, ob es sich um Löhne oder Gehälter handelt, um das entsprechende Konto zu verwenden.
Da die Verbuchung der Entgeltabrechnung in mehreren Schritten erfolgt (s.u.), besteht eine Aufgabe aus 5 aufeinander folgenden Buchungssätzen, für die sich die Ausgangsdaten nicht ändern. Notieren Sie sich also ggf. die für die 5 Schritte notwendigen Summen auf einem Zettel (einbehaltene Steuer, Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil an der Sozialversicherung, Nettoentgelt, ...) - das erleichtert das Buchen.
Sie erhalten bei den Aufgaben zusätzlich die Information Aufgabe 1 von 5 usw.
Wie schon aus den Thema 14.3 bekannt sein sollte, erfolgt die Verbuchung der Entgeltabrechnung in mehreren Schritten. In der folgenden Übersicht sind die Änderungen, die sich aus der Berücksichtigung der Vorschüsse ergeben, grün hervorgehoben.
Im Folgenden werden die einzelnen Schritte beschrieben. Die in den Beispielen verwendeten Zahlen sind aus Gründen der Übersichtlichkeit grob gerundet.
Die sich im Vergleich zum Thema 14.3 ergebenden Änderungen sind in den Buchungssätzen und im Hauptbuch grün hervorgehoben.
Erhält der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber vor dem regulären Termin der Lohn- bzw. Gehaltszahlung einen Teil des Entgelts, so spricht man von einem Darlehen des Arbeitgebers bzw. von einem Vorschuss.
Der Vorschuss kann bar oder per Überweisung erfolgen.
Verbuchung des Vorschusses
Beispiel: Der Mitarbeiter Meyer erhält von seinem Chef Herrn Wurm am 15. des Monats einen Vorschuss in Höhe von 200 € per Banküberweisung, der mit der Entgeltrechnung am Monatsende verrechnet werden soll.
Grundbuch
| Soll | Haben | Soll | Haben | |
| 1) | 2650 Forderungen an Mitarbeiter | 2800 Bank | 200 € | 200 € |
Hinweis: Dazugehörige Hauptbucheintragung siehe weiter unten.
Das Konto 2650 Forderungen an Mitarbeiter ist ein aktives Bestandskonto, welches die an die Mitarbeiter vergebenen Vorschüsse dokumentiert. Je nach Auszahlungsart der Vorschusses (bar oder unbar) ist das Konto Kasse oder Bank betroffen.
Auf die Vorauszahlung der Sozialversicherungsbeiträge haben Vorschüsse keine Auswirkungen.
Die Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteile der gesetzlichen Sozialversicherungen werden von der jeweils zuständigen Krankenkasse per Lastschriftverfahren vom Bankkonto des Arbeitgebers eingezogen. Die Krankenkasse leitet dabei die nicht ihr zustehenden Beiträge an die anderen gesetzlichen Sozialversicherungen (Pflegeversicherung, Arbeitslosenversicherung) weiter.
Die Abbuchung erfolgt bis zum drittletzten Bankarbeitstag im Monat des Entstehens der Gehalts- bzw. Lohnbezüge.
Der Arbeitgeber teilt der Krankenkasse die Höhe der einzuziehenden Beiträge vorab im Rahmen eines Meldeverfahrens rechtzeitig mit.
Verbuchung der Vorauszahlung
Beispiel: Die Krankenkasse ABC zieht vom Unternehmer Wurm per Lastschriftverfahren zum drittletzten Bankarbeitstag die Vorauszahlung für die Sozialversicherungsbeiträge für seinen Mitarbeiter Meyer ein. Folgende Daten liegen vor:
Gehalt: 3000 € brutto
Grundbuch
| Soll | Haben | Soll | Haben | |
| 2) | 2640 SV-Vorauszahlung | 2800 Bank | 1.186,50 € | 1.186,50 € |
Hinweis: Dazugehörige Hauptbucheintragung siehe weiter unten.
Die von der Krankenkasse abgebuchten und damit geleisteten Sozialversicherungsbeiträge (= Summe der Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteile zur SV) werden auf das aktive Bestandskonto 2640 SV-Vorauszahlung gebucht. Dieses Konto stellt eine Art Forderung von Sozialversicherungsbeiträgen dar, die zum Zeitpunkt der Verbuchung am drittletzten Bankarbeitstag gegenüber dem Arbeitnehmer und Arbeitgeber selbst entsteht und im weiteren Verlauf der Buchungen beglichen bzw. verrechnet wird (siehe weiter unten).
Hat der Arbeitnehmer Vorschüsse vom Arbeitgeber erhalten, so werden diese regelmäßig entweder als Teilbetrag oder als Gesamtbetrag mit der Entgeltabrechnung vom Arbeitgeber wieder eingezogen. Der Arbeitnehmer erhält dann vom Arbeitgeber den um den Rückzahlungsbetrag verminderten Betrag überwiesen:
Überweisungsbetrag = Nettoentgelt - einbehaltener bzw. verrechneter Vorschuss (Rückzahlung)
Verbuchung der Gehalts- bzw. Lohnabrechnung
Beispiel: Der Unternehmer Wurm führt am Monatsende die Gehaltsabrechnung für seinen Mitarbeiter Meyer durch und überweist Herrn Meyer sein Nettogehalt. Dabei ist die vereinbarte Rückzahlung des Vorschusses zu berücksichtigen. Buchen Sie bitte. Folgende Daten liegen vor:
Gehalt: 3000 € brutto
Grundbuch
| Soll | Haben | Soll | Haben | |
| 3) | 6300 Gehälter | 2800 Bank | 3000 € | 1.511,36 € |
| 2640 SV-Vorauszahlung | 593,25 € | |||
| 4830 Verbindlichkeiten gegenüber Finanzbehörden | 695,39 € | |||
| 2650 Forderungen an Mitarbeiter | 200 € |
Hinweis: Dazugehörige Hauptbucheintragung siehe weiter unten.
Auf dem Konto Gehälter bzw. Lohn wird grundsätzlich der Bruttolohn ausgewiesen.
Das Konto Bank beinhaltet das um den Vorschuss verminderte Nettoentgelt des Arbeitnehmers. Der Betrag wird wie folgt berechnet:
Die Verbuchung des Vorschusses auf der Habenseite des aktiven Bestandskontos 2650 Forderungen an Mitarbeiter führt zu einer Minderung der in gleicher Höhe bestehenden Forderung. Dadurch erlischt die Forderung des Arbeitgebers über 200 € gegenüber seinem Mitarbeiter Meyer.
Auf die Erfassung des Arbeitgeberanteils zur Sozialversicherung haben Vorschüsse keine Auswirkungen.
Die Arbeitgeberanteile an der Sozialversicherung werden auf dem Konto 6400 Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung erfasst und können somit zur Ermittlung der Personalkosten herangezogen werden.
Verbuchung der Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung
Beispiel: Der Unternehmer Wurm führt am Monatsende die Gehaltsabrechnung für seinen Mitarbeiter Meyer durch und verbucht in diesem Zusammenhang den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung. Folgende Daten liegen vor:
Gehalt: 3000 € brutto
Grundbuch
| Soll | Haben | Soll | Haben | |
| 4) | 6400 Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung | 2640 SV-Vorauszahlung | 593,25 € | 593,25 € |
Hinweis: Dazugehörige Hauptbucheintragung siehe weiter unten.
Die AG-Sozialversicherungsbeiträge werden auf dem Aufwandskonto Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung gebucht und damit erfolgswirksam erfasst. Als Gegenkonto dient das Konto SV-Vorauszahlung. Der Arbeitgeber "begleicht" sozusagen seine eigene gegen sich gestellte Forderung aus der SV-Vorauszahlung.
Auf die Begleichung der Verbindlichkeiten gegenüber den Finanzbehörden haben Vorschüsse keine Auswirkungen.
Bis zum 10. des Folgemonats der Entstehung von Lohn- und Gehaltsansprüchen müssen die Verbindlichkeiten gegenüber dem Finanzamt beglichen werden. Hierzu gehören die Lohnsteuer und der Solidaritätszuschlag. Darüber hinaus ziehen in Deutschland die Finanzämter "als Dienstleistung" auch die Kirchensteuern ein und leiten diese an die Kirchen weiter. Für kirchensteuerpflichtige Arbeitnehmer ist also auch die Kirchensteuer zu überweisen.
Verbuchung der Begleichung der Verbindlichkeiten gegenüber den Finanzbehörden
Beispiel: Der Unternehmer Wurm überweist zum 10. des Folgemonats seine von seinem Mitarbeiter Meyer einbehaltenen Steuerabzüge an das Finanzamt. Folgende Daten liegen vor:
Gehalt: 3000 € brutto
Grundbuch
| Soll | Haben | Soll | Haben | |
| 5) | 4830 Verbindlichkeiten gegenüber Finanzbehörden | 2800 Bank | 695,39 € | 695,39 € |
Hinweis: Dazugehörige Hauptbucheintragung siehe weiter unten.
Durch die Banküberweisung der einbehaltenen Steuerabzüge des Arbeitnehmers wird das passive Konto Verbindlichkeiten gegenüber Finanzbehörden ausgeglichen.
Hauptbuch
| Soll | 2640 SV-Vorauszahlung | Haben | |
| 2) Bank | 1.186,50 € | 3) Gehälter | 593,25 € |
| 4) AG-Anteil an SV | 593,25 € | ||
| 1.186,50 € | 1.186,50 € | ||
| Soll | 2650 Forderungen an Mitarbeiter | Haben | |
| 1) Bank | 200 € | 3) Gehälter | 200 € |
| Soll | 2800 Bank | Haben | |
| EBK | 10.000 € | 1) Forderungen an Mitarbeiter | 200 € |
| 2) SV-Vorauszahlung | 1.186,50 € | ||
| 3) Gehälter | 1.511,36 € | ||
| 5) Verbindlichkeiten gegenüber Finanzbehörden | 695,39 € | ||
| Soll | 4830 Verbindlichkeiten gegenüber Finanzbehörden | Haben | |
| 5) Bank | 695,39 € | 3) Gehälter | 695,39 € |
| 695,39 € | 695,39 € | ||
| Soll | 6300 Gehälter | Haben | |
| 3) SV-Vorauszahlung / Verbindlichkeiten gegenüber Finanzbehörden / Forderungen an Mitarbeiter / Bank | 3000 € | ||
| Soll | 6400 Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung | Haben | |
| 4) SV-Vorauszahlung | 593,25 € | ||
Hinweis: Aus Gründen der Verständlichkeit wurde auf dem Konto Bank ein Anfangsbestand von 10.000 € eingestellt.
Viel Erfolg beim Üben!