15.2 Erhaltene Anzahlungen: Geschäftsfall als Text

Die Aufgaben

Im Rahmen dieser Aufgaben sollen Geschäftsfälle mit Kundenanzahlungen (Vorauszahlungen) geübt werden.

Eine Aufgabe sieht zum Beispiel so aus:

Je nach Aufgabentext sind neben der Buchung folgende Beträge zu berechnen:

• die Höhe der Anzahlung
• die Differenz zwischen Rechnungsbetrag und geleisteter Anzahlung
• der Umsatzsteuerbetrag
• der Rechnungsbetrag brutto

Grundlegendes zur Buchung von geleisteten Anzahlungen

Die Buchung der Anzahlung, der Gesamtrechnung, der Verrechnung der Anzahlung und der Restzahlung erfolgt grundsätzlich in vier Schritten:

1. Buchung der Anzahlung
2. Buchung der Gesamtrechnung
3. Rückbuchung der Anzahlung
4. Buchung der Restzahlung

Hinweis: Die Schritte 2 und 3 erfolgen in der Praxis in der Regel zur gleichen Zeit.

Schritt 1: Buchung der Anzahlung

Zu Beginn des Geschäftsvorganges steht die Leistung der Anzahlung. Sie kann je nach Vereinbarung in bar oder auch per Banküberweisung erfolgen. Hauptsächlich zwei Gründe sprechen betriebswirtschaftlich für das Vereinbaren einer Anzahlung:

1. Der Lieferant erhält mittels der Anzahlung vor dem eigentlichen Warengeschäft oder der auszuführenden Dienstleistung vom Kunden Liquidität, die er u. a. zum Erbringen der Leistung verwenden kann bzw. aufgrund der Größe des Auftrags verwenden muss (z. B. Einkauf der zu erbringenden Leistung und/oder Materialien).
2. Insbesondere bei Neukunden oder auch unsicheren Kunden stellt die Anzahlung eine Sicherheit dar.

Gebucht wird die erhaltene Anzahlung auf einem passiven Bestandskonto, denn die Leistung geht der Lieferung voraus und stellt für den Verkäufer eine Verbindlichkeit auf eine noch zu erbringende Leistung dar.

Zur Verbuchung der geleisteten Anzahlung steht grundsätzlich ein passives Bestandskonto bereit:

• 4300 Erhaltene Anzahlungen (z. B.für eigene Erzeugnisse oder Handelswaren)

Bei der Buchung ist zu beachten, dass mit der Anzahlung bzw. Vorauszahlung auch die Vorsteuer gebucht werden muss, denn Anzahlungen sind umsatzsteuerpflichtig. (§§ 13 und 15 Umsatzsteuergesetz)

Schritt 2 und 3: Buchung der Gesamtrechnung und Verrechnung der Anzahlung

Mit der Auslieferung der bestellten Waren geht dem Besteller eine Rechnung (Endabrechnung) über die gesamte Forderung zu. Auf der Rechnung ist in der Regel auch die Zahlung der Anzahlung vermerkt.

Zunächst wird die Gesamtrechnung ohne Berücksichtigung der Anzahlung erfasst bzw. gebucht. Anschließend wird die Anzahlung zurückgebucht.

Schritt 4: Restzahlung zum Fälligkeitstermin

Zum Fälligkeitstermin muss der Kunde die Rechnung unter Berücksichtigung schon geleisteter Anzahlungen ausgleichen und der Eingang des Betrages verbucht werden.

Viel Erfolg beim Üben.